алгоритм постановки комплексной системы учетного документооборота
Аудит-М

Шаг 1. Определение функций бухгалтерии и разработка Положения о бухгалтерии как о структурной единице.
ЗАДАЧА: Четко разграничить обязанности, возлагаемые на данное структурное подразделение и снять лишние, в т.ч. выделить бухгалтерию из общей структуры предприятия, определить ее главную задачу, функции, категории ответственности.

Шаг 2. Разработка внутренней структуры бухгалтерии и ее штатного расписания.
ЗАДАЧА: Равномерно раздробить все задачи бухгалтерии на участки, распределить их между работниками и определить максимальную численность бухгалтерии.

Шаг 3. Подготовка должностных инструкций на сотрудников бухгалтерии.
ЗАДАЧА: Определить задачи, функции, ответственность работников бухгалтерии, в т.ч. конкретизировать и отразить в инструкциях должностные обязанности каждого из работников.

Шаг 4. Разработка учетной политики предприятия.
ЗАДАЧА: Рационально определить систему бухгалтерского учета предприятия в т.ч. способы бухгалтерского учета:
  • Вариантность которых предусмотрена документами по бухгалтерскому учету и отчетности.
  • Описание которых отсутствует в документах.
  • Принципы которых определены нормативными документами, а организация утверждает особенности их применения.
  • Вариантность которых обусловлена противоречиями и несовершенством действующего бухгалтерского законодательства.
  • Иные способы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, но не регламентированные нормативными документами.

Шаг 5. Разработка маршрутной карты учетного документооборота.
ЗАДАЧА: Систематизировать и оптимизировать поток учетных документов предприятия, в т.ч. определить виды операций, субъекты движения материальных ценностей, документы, которыми будут они оформляться, сроки их движения. Подробно изложить порядок работы с документами на каждой операции. Создать маршрутную карту, в которой должны быть указаны конкретные службы, являющиеся исполнителями работ, задать скорость выполнения каждой работы.

Шаг 6. Решение кадровой задачи.
ЗАДАЧА: Набрать сотрудников, соответствующей квалификации, опыта, знаний, сформировать резерв кадрового состава в т.ч.:
  • Подать объявление в газету, с точными квалификационными требованиями к кандидату.
  • Отобрать кандидатов, наиболее соответствующих представлению о работнике (образование, семейное положение, стаж работы и т.п.).
  • Отобрать наиболее подходящих кандидатов и пригласить их на собеседование.
  • Провести собеседование и сформировать совокупную оценку о работнике (внешние данные, профессиональные навыки, лояльность к работодателю)
  • Принять работников и сформировать картотеку кадрового резерва.


вернуться назад


комплексная система учетного документооборота
Аудит-М

1. Почему необходима постановка комплексной системы учетного документооборота.

Найдется немного руководителей, у которых хотя бы один раз не возникла проблема с организацией учета на возглавляемых ими предприятиях. Кто-то считает, что решил данную проблему легко и просто, кому-то решение далось тяжело, большинство так и не смогло полностью ее решить. Можно с уверенностью сказать, что грамотно организовать учет на предприятии не так уж и просто. Мы не раз сталкивались с тем, что руководители предприятий, зачастую соглашаясь с нами в том, что работа бухгалтерии на возглавляемых ими предприятиях организована не должным образом, тем не менее, отклоняли наши предложения о помощи. Они, как правило, объясняли это тем, что сами готовы справится с данными проблемами не прибегая к услугам профессионалов и экономя при этом соответствующие ресурсы. Однако, по прошествии некоторого времени, мы убеждались в том, что проблема не исчезала, а, как правило, еще более обострялась. И дело даже не в том, что руководители не способны были решить ее. Большинство из них - это грамотные менеджеры, которым по плечу решение данной задачи. Все дело в том, что систематический "цейтнот" времени у руководителя приводил к тому, что у него просто не "доходили руки" до того, чтобы качественно проделать данную работу. А персонал администрации, как правило, не имел надлежащих знаний и опыта для решения задач, которые ставил перед ними руководитель. И, соответственно, та экономия, которую он рассчитывал получить, из-за отсутствия грамотного подхода к ее решению неизбежно приводила к значительным финансовым потерям. Кроме того, не разрешенные проблемы учета остаются и их надо решать.

Очень часто руководители предприятий называют следующие пути выхода из подобного кризиса управления:

  • Заменить главного бухгалтера.
  • Написать должностные инструкции и обязать работников бухгалтерии выполнять их.
  • Самостоятельно контролировать работу бухгалтерии и т.д.
Все эти шаги ошибочны. Они не несут оздоровление в учет предприятия, а лишь частично решают в определенное время отдельные проблемы. Эффективность от их внедрения минимальна. Только профессионалы, с их комплексным подходом к проблеме могут квалифицированно определить все задачи учета, систематизировать их, наметить пути решения и решить их.


2. Что такое комплексная система учетного документооборота?

Под комплексной системой учетного документооборота понимается комплекс работ по постановке бухгалтерского учета на предприятии. Выделяется бухгалтерия как структурное подразделение предприятия. Совместно с руководителем предприятия и главным бухгалтером, четко определяются обязанности, которые возлагаются на бухгалтерию, ее главная задача, функции, категории ответственности. Разрабатывается структура бухгалтерии, распределяются обязанности между бухгалтерами, определяется оптимальное количество работников, необходимых для выполнения возложенных на них задач (если необходимо делается хронометраж рабочего времени, просчитывается количество документов проходящих через предприятие и количество документов, которое может обработать один работник). Исходя из распределения обязанностей между работниками бухгалтерии, составляются должностные инструкции на бухгалтеров, их задачи, функции, ответственность. Разрабатывается учетная политика предприятия, в которой учитываются особенности работы каждого предприятия, исходя из его отраслевой принадлежности, видов деятельности, налогообложения. Производится постановка учетного документооборота, т.е. разрабатываются и корректируются учетные документы предприятия, определяются виды операций, субъекты движения материальных ценностей, документы, которыми они будут оформляться. Подробно излагается порядок работы с документами на каждой операции, жестко закладывается скорость выполнения каждой работы, ответственные лица или подразделения, а также сроки движения документов и сдачи отчетности. При необходимости, составляется программа решения кадровой задачи, в т.ч. подготовка тестов и проведение тестирования потенциальных кандидатов на вакансии бухгалтеров, исходя из их должностных инструкций. Проводится отбор и рекомендации наиболее подходящих кандидатов. Выдаются рекомендации на включение кандидатов в кадровый резерв предприятия. По желанию клиента производится автоматизация учета, так как комплексная система учетного документооборота является идеальной постановкой для решения задач автоматизации учета.


3. Какова эффективность внедрения комплексной системы учетного документооборота?

  • Упрощается работа с документами (все шаги строго регламентированы).
  • Снижаются требования к квалификации работников - все операции описаны в систему и жестко регламентированы.
  • Отсутствует вероятность наличия на предприятии "лишних" работников, т.к. просчитывается документооборот и определяется оптимально необходимая численность бухгалтерии.
  • Повышается качество бухгалтерской отчетности и упрощается механизм ее подготовки.
  • Появляется возможность в короткие сроки получать информацию, необходимую для бухгалтерского и управленческого учета.


Заключение.

Успех в бизнесе можно сравнить с айсбергом. У всех на виду только видимые атрибуты - лидирующее положение на рынке, признание значимости для общества, высокие котировки акций. Но, как правило, скрыто от глаз людских все остальное - долгие месяцы (а может и годы) тяжелого кропотливого труда, отсутствие выходных и праздников, постоянные стрессы от ноши принятия ответственных и трудных решений, конкурентная борьба за рынок сбыта и многое, многое другое. Выжить в этих условиях можно только тогда, когда производственный процесс отлажен как механизм часов. Когда каждая шестеренка этого механизма работает самостоятельно, но в соответствии с четко установленными правилами. Только тогда можно эффективно управлять и побеждать. Не бойтесь обращаться к профессионалам для того, чтобы наладить этот механизм. Выбирайте лучших. Удачи Вам.



вернуться назад